事例紹介

【事例紹介】電子帳簿保存法　スキャナ保存の導入支援

国税関係書類のスキャナ保存コンサルティング及び承認申請書の提出業務

税法上、請求書等の国税関係書類は、紙の原本をそのまま保存することが義務付けられております。ただし、国税関係書類のスキャナ保存の承認を受けることにより、紙資料を電子的に保存し、かつ、原本を廃棄することが可能となります。

取引先から受領した請求書等の紙資料をスキャナ保存するためには、スキャナ保存を開始する日の三か月前までに、「スキャナ保存に係る承認申請書」を所轄税務署長に提出し、併せて、紙資料を電子保存するための業務フロー及び事務処理規程を添付する必要があります。

税理士法人山田＆パートナーズでは、承認申請書及び添付書類の作成及び企業の実態に沿った業務フローを構築するためのコンサルティングを行っています。

なお、スキャナ保存の要件を満たすシステムの開発及び導入が必要な場合には、システムベンダと共同して案件を行います。

課題	解決策
自社システムに合った電子帳簿システムの選定	ベンダ毎に、「システム構成」「セキュリティ」「運用方法」等のポイントを整理し、システム比較表を作成した。その中からベンダを絞り込んだ上で、ベンダによるプレゼン手配を行い、システム選定の支援を行った。
現状の実務を反映した事務処理規程及び経理マニュアルが存在しない	各部門の担当者にヒヤリングを行い、他社事例を参照しながら、実務に沿った規程を作成した。
部門、営業所によって取り組みの温度感が異なる	現場からの疑問に対して回答する機会を頂き、経費削減、業務効率化以外にも、内部統制も強化が期待できる取り組みであることを伝えた。
タイムマネジメント	マイルストーンをおき、いつまでにどのような意思決定、作業が必要か計画を立て、運用開始日に合わせることができた。また、課題一覧を作成することで課題を整理し、対策方針の策定をお客様と行った。